Cách tự kiểm tra giấy phép của một cơ sở

Vì sao việc kiểm tra giấy phép lại quan trọng

Giấy phép hoặc chứng nhận do tiểu bang cấp còn hiệu lực là một trong những điều đầu tiên bạn nên xác minh trước khi cân nhắc bất kỳ ngôi nhà gia đình dành cho người trưởng thành (adult family home), cơ sở chăm sóc gia đình cho người trưởng thành (adult foster care), hay nhà ở kèm chăm sóc (board-and-care home). Quy định thay đổi rất nhiều theo từng tiểu bang, nhưng nhìn chung, giấy phép có nghĩa là cơ sở đã đáp ứng các yêu cầu cơ bản của tiểu bang và được một cơ quan tiểu bang giám sát.

Giấy phép không có nghĩa là cơ sở hoàn hảo, và cũng không đảm bảo rằng nơi đó sẽ phù hợp với người thân của bạn. Đây chỉ là một điểm khởi đầu quan trọng. Bạn vẫn nên đi tham quan, đặt câu hỏi và đảm bảo cơ sở có thể đáp ứng nhu cầu hằng ngày của người đó.

HearthRow là dịch vụ ghép cặp và cung cấp thông tin miễn phí. Chúng tôi giúp các gia đình tìm và kết nối với các cơ sở được cấp phép hoặc chứng nhận gần đó, nhưng chúng tôi không phải là đơn vị cung cấp dịch vụ chăm sóc, chuyên gia y tế, hay cơ quan chính phủ. Trước khi quyết định, bạn luôn cần tự xác nhận giấy phép còn hiệu lực của cơ sở và đồng thời đối chiếu với cơ quan cấp phép của tiểu bang bạn.

Bước 1: Xin tên pháp lý đầy đủ và chi tiết giấy phép của cơ sở

Trước hết, hãy yêu cầu cơ sở cung cấp một vài thông tin cơ bản. Bạn không cần chia sẻ hồ sơ y tế hay thông tin tài chính cá nhân để làm việc này. Mục đích của bạn chỉ là xác minh danh tính và tình trạng được cấp phép.

Hãy hỏi:
- Tên doanh nghiệp pháp lý đầy đủ
- Địa chỉ đường phố
- Số giấy phép hoặc số chứng nhận (nếu họ có)
- Tên cơ quan tiểu bang quản lý cơ sở
- Loại giấy phép mà họ đang nắm giữ

Tên giấy phép chính xác có thể khác nhau theo từng tiểu bang. Có tiểu bang sẽ gọi là “adult family home.” Tiểu bang khác có thể gọi là “adult foster care” hoặc “residential care home.” Điều đó là bình thường. Điều quan trọng là cơ sở hiện đang được cấp phép hoặc chứng nhận cho loại hình chăm sóc cư trú không mang tính y tế mà họ nói là cung cấp.

Nếu một cơ sở né tránh các câu hỏi này hoặc trả lời không rõ ràng, hãy chậm lại và xác minh toàn bộ trực tiếp với tiểu bang.

Bước 2: Tìm kiếm trên website cấp phép của tiểu bang

Hầu hết các tiểu bang đều có công cụ tra cứu trực tuyến cho các cơ sở chăm sóc được cấp phép. Hãy thử tìm kiếm trực tuyến theo cú pháp: tên tiểu bang của bạn kèm các từ như “adult family home license lookup,” “adult foster care licensing,” hoặc “board and care license search."

Khi bạn tìm thấy trang web chính thức của tiểu bang, hãy đối chiếu danh mục trên đó với những gì cơ sở đã nói với bạn. Hãy kiểm tra:
- Tên cơ sở chính xác
- Địa chỉ
- Tình trạng giấy phép, chẳng hạn: đang hoạt động (active), còn hiệu lực (current), hoặc trong tình trạng tốt (in good standing)
- Ngày giấy phép được cấp hoặc gia hạn
- Có giới hạn về số lượng người cư trú hoặc loại cư dân hay không
- Bất kỳ báo cáo thanh tra nào, kết quả khiếu nại, hoặc các biện pháp thực thi nào, nếu tiểu bang đăng tải

Hãy dành thời gian đọc trang đó. Một số website của tiểu bang rất dễ dùng. Một số thì không. Nếu bạn không chắc danh mục đó có khớp với cơ sở bạn đang xem hay không, hãy gọi cho cơ quan tiểu bang và nhờ họ giải thích những gì bạn thấy.

Bước 3: Gọi cho cơ quan tiểu bang nếu có điều gì chưa rõ

Một cuộc gọi điện thoại có thể giúp ích khi hồ sơ trực tuyến khó hiểu hoặc không đầy đủ. Hãy nói với bộ phận cấp phép rằng bạn là người thân trong gia đình đang cố gắng xác minh liệu một ngôi nhà nhỏ cung cấp chăm sóc cư trú hiện có giấy phép còn hiệu lực hay không.

Bạn có thể hỏi:
- Cơ sở này hiện có được cấp phép hoặc chứng nhận không?
- Cơ sở này được cấp phép dưới loại hình nào?
- Giấy phép hiện có đang còn hiệu lực không?
- Gần đây cơ sở có được thanh tra không?
- Có thể xem tóm tắt thanh tra hoặc kết quả khiếu nại công khai không?
- Trước khi chọn cơ sở này, còn điều gì khác mà một gia đình nên xác minh không?

Hãy giữ các câu hỏi đơn giản và thực tế. Nhân viên cấp phép có thể không đưa ra nhận xét rằng một cơ sở “tốt” hay “xấu,” nhưng thường họ có thể xác nhận tình trạng và giải thích các hồ sơ công khai.

Vì quy định khác nhau theo từng tiểu bang, nên bạn hãy luôn dựa vào cơ quan của chính tiểu bang mình để có câu trả lời cuối cùng.

Cần xem gì ngoài chữ “được cấp phép”

Cơ sở có thể nói rằng họ “được cấp phép,” nhưng các gia đình vẫn nên xem kỹ điều đó có nghĩa là gì. Các nhóm cấp phép, dịch vụ được phép, quy định nhân sự, và yêu cầu đào tạo thay đổi rất nhiều theo từng tiểu bang.

Khi bạn xem cơ sở và các hồ sơ của họ, hãy hỏi:
- Có bao nhiêu người có thể sống tại đây?
- Cơ sở cung cấp sự hỗ trợ nào cho các hoạt động hằng ngày?
- Có giới hạn về level of care (mức độ chăm sóc) mà họ có thể hỗ trợ không?
- Thông thường ai sẽ có mặt trong cơ sở ban ngày và ban đêm?
- Điều gì sẽ xảy ra nếu nhu cầu của một cư dân thay đổi?

Đây cũng là thời điểm tốt để nói rõ ràng về chi phí. Tiền phòng và ăn ở (room-and-board) thường do tự chi trả. Ở nhiều tiểu bang, các chương trình Medicaid waiver có thể giúp cho phần chăm sóc cá nhân, nhưng chương trình và điều kiện đủ tiêu chuẩn khác nhau theo từng tiểu bang và bạn nên xác nhận độc lập với văn phòng Medicaid của tiểu bang hoặc nguồn chính thức khác. Chi phí điển hình thay đổi rất nhiều, nên bất kỳ mức giá nào bạn nghe được chỉ là ước tính, không phải là báo giá. Bạn cũng có thể đọc thêm trong các hướng dẫn của chúng tôi về chi phí và dịch vụ.

Hãy tham quan cơ sở trước khi quyết định

Dù giấy phép còn hiệu lực, việc tham quan vẫn rất quan trọng. Kiểm tra giấy phép cho bạn biết cơ sở đó tồn tại trong hệ thống của tiểu bang. Đến thăm giúp bạn xem nơi này có cảm giác an toàn, tôn trọng và sạch sẽ, thoải mái cho người bạn yêu hay không.

Trong quá trình tham quan, hãy chú ý:
- Liệu cư dân có vẻ được đối xử với phẩm giá hay không
- Sự sạch sẽ và mùi
- Cách sắp xếp bữa ăn, sự riêng tư và không gian chung
- Liệu nhân viên có nói chuyện ân cần và rõ ràng không
- Liệu bạn có cảm thấy bị thúc ép hoặc tạo áp lực không

Nếu tiểu bang của bạn yêu cầu, hãy xin xem giấy phép hiện tại được niêm yết của cơ sở. So sánh tên và địa chỉ trên tài liệu với hồ sơ của tiểu bang mà bạn đã tìm thấy. Nếu có bất kỳ điểm nào không khớp, hãy hỏi vì sao.

Nếu bạn muốn được giúp tìm các cơ sở để liên hệ, HearthRow có thể giúp bạn được ghép cặp với các cơ sở được cấp phép hoặc chứng nhận gần bạn miễn phí. Một số cơ sở trả cho HearthRow một khoản phí cố định khi chúng tôi kết nối họ với một gia đình. Khoản này không làm thay đổi những gì bạn phải trả, và bạn không bao giờ bị ràng buộc bởi bất kỳ nghĩa vụ nào.

Danh sách kiểm tra đơn giản để mang theo

Khi cảm xúc đang cao, việc có một danh sách ngắn sẽ hữu ích. Bạn có thể dùng danh sách này khi gọi điện, tìm kiếm và đi tham quan.

• Lấy tên pháp lý đầy đủ và địa chỉ đường phố của cơ sở
• Xin số giấy phép hoặc số chứng nhận
• Tìm website cấp phép chính thức của tiểu bang
• Xác nhận giấy phép còn hiệu lực và khớp với địa chỉ
• Đọc bất kỳ ghi chú thanh tra công khai hoặc ghi chú thực thi nào
• Gọi cho cơ quan tiểu bang nếu có điều gì chưa rõ
• Đi tham quan cơ sở trực tiếp trước khi quyết định
• Xác nhận chi phí, dịch vụ và quy định trong nhà trực tiếp với cơ sở

Không có một danh sách kiểm tra hoàn hảo phù hợp với mọi tiểu bang. Tuy nhiên, các bước này có thể giúp bạn chậm lại, xác minh những điều cơ bản và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.